Les JMJ, les défis d’organisation d’un évènement hors normes

A deux mois jour pour jour du début des JMJ de Panama, Paulina Guzik, numéro un de l’organisation du rassemblement de Cracovie en 2016, raconte le défi que constitue l’organisation d’un évènement de dimension mondiale.Les chiffres des JMJ de Cracovie de 2016 laissent pantois : trois millions de pèlerins venus de 187 pays, quelque 38.000 pompiers, gendarmes et policiers mobilisés… A chaque édition, les observateurs sont impressionnés par l’ampleur de l’évènement et son écho auprès de la jeunesse du monde entier. En coulisses, des bénévoles et des permanents s’activent plus de deux ans à l’avance pour faire de ces quelques jours un succès et répondre aux attentes qu’ils suscitent : les JMJ doivent satisfaire les jeunes bien-sûr, mais aussi le Vatican, l’Église du pays d’accueil et les autorités locales. Un sacré défi.

Un défi gigantesque

Paulina Guzik a été chargée de préparer les JMJ de Cracovie en élaborant d’abord tout le programme et le budget. Dans le livre WYD 2016 Krakow, The largest European Event of the 21st Century dont elle est le co-auteur, elle révèle avoir découvert à quel point il lui a fallu faire preuve de créativité et d’autonomie avec un budget aux antipodes de ceux consacrés à des évènements de même ampleur comme la Coupe du Monde ou des Jeux olympiques.

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« Les consignes du Saint Siège étaient essentiellement pastorales. Elles ne concernaient ni la logistique, ni les finances, ni la communication. » En effet, le défi est gigantesque et peut vite donner le vertige. Pourtant l’organisatrice se rappelle l’importance depuis le début, de ne jamais perdre de vue la finalité des JMJ : les jeunes. « lls paient leur participation avec leur argent de poche. Il faut donc être à leur écoute. C’est leur évènement » souligne la jeune femme.

Ensuite, dans toute la chaîne des participants à un tel événement, il faut respecter chaque rouage, jusqu’aux habitants de la ville d’accueil. Ils sont les hôtes qui reçoivent les jeunes venus du monde entier. « La qualité de leur accueil est déterminante pour faire des JMJ un succès et un souvenir inoubliable pour ceux qui viennent dans le pays organisateur pour la première fois ! » précise-t-elle encore.

Un budget de 50 millions d’euros

Le fait nouveau pour les JMJ de 2016 ? L’émergence des réseaux sociaux. « Ils sont d’une importance stratégique. Nous avons dû les intégrer très tôt à la stratégie de développement des JMJ ». Autre point essentiel : le budget. « Nous nous sommes basés sur celui des JMJ de Madrid (2011). Leur proximité géographique, le nombre estimé de participants et leur profil étaient autant de facteurs sur lesquels nous pouvions nous appuyer. Cela nous a permis de définir un budget de 50 millions d’euros. Un calcul juste, car nous l’avons respecté et même réussi à garder des petites réserves qui nous ont permis de soutenir quelques évènements post JMJ » constate Paulina. 

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Comme pour un concert ou un meeting politique de grande ampleur, les JMJ nécessitent les professionnels les plus compétents, ceux qui sont la plupart du temps les plus chers… Ce qui complique le tout, explique l’organisatrice, c’est « l’ampleur et la durée d’un tel rassemblement : l’accueil pendant plusieurs jours de centaines de milliers de jeunes venus du monde entier. Cela requiert de grandes compétences en business et en négociations. Il faut savoir choisir des experts dans tous les domaines : la communication, la logistique, les transports, l’Informatique…»

Entre le professionnalisme et la transparence

Une autre difficulté est d’obtenir l’équilibre budgétaire alors qu’il ne s’agit pas d’un évènement commercial. D’où l’importance, dès le départ, de définir le plus précisément possible toutes les sources de revenus. Les principales sont la participation des pèlerins, les sponsors, les partenaires et l’aide de l’Etat. Avec cette règle d’or que souligne Paulina : « être toujours professionnel et transparent avec tous les interlocuteurs sur chaque détail des finances ».

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Une organisation “zéro incident”

Les JMJ c’est organiser un événement comparable à un concert de rock géant avec « zéro incident ». Les jeunes viennent aux JMJ pour vivre avant tout un événement spirituel. Ils veulent rencontrer le Christ, renforcer leur foi, trouver le sens de leur vie.* Ensuite, ils viennent pour rencontrer d’autres jeunes venus de tous pays qui ont en commun de partager le même idéal qu’eux. « La jeunesse chrétienne sait ce qu’elle veut, constate Paulina et Il faut lui faire confiance ! Lors des JMJ à Cracovie en 2016, le jour de la messe avec le pape, la police n’a procédé à aucune arrestation. Il n’y a eu aucun cas de violence ou d’ivresse. Alors que nous étions plus de deux millions ! » confie Paulina.

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La prière pour gérer les crises

La recette la plus efficace, c’est la prière. « C’était très important. Tous les matins avec l’organisation nous commencions nos journées en priant saint Jean Paul II et sainte Faustine. À midi nous nous arrêtions pour l’Angelus. Lorsqu’il y avait des moments difficiles, nous savions aussi nous arrêter pour prier quelques minutes. C’est ce qui nous a permis de traverser toutes les crises, et il y en a eu ! Nous rechargions ainsi nos batteries ! Personnellement, j’ai souvent senti la protection de saint Jean Paul II. Pour moi, le succès des JMJ de Cracovie est à la foi un miracle et un cadeau de sa part. »

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